Apa Itu Delegasi dan Bagaimana Meningkatkan Manajemen Tim?

Kemampuan mendelegasikan adalah salah satu ciri pemimpin yang sukses. Delegasi adalah salah satu alat manajemen terbaik untuk meningkatkan moral karyawan, kepuasan kerja, kepercayaan antara anggota tim dan manajer, dan keuntungan perusahaan. Ini juga membantu dengan manajemen waktu.

Meskipun teknik pendelegasian yang efektif jarang diajarkan, kabar baiknya adalah bahwa pendelegasian adalah keterampilan seperti keterampilan lain yang dapat diperoleh.

Apa itu Delegasi?

Pendelegasian dapat didefinisikan sebagai “tindakan memberdayakan untuk bertindak untuk orang lain.” Dengan kekuasaan yang diberikan ini, seseorang, biasanya bawahan, mampu melakukan kegiatan tertentu (biasanya diberikan oleh manajer atau supervisor). Delegasi adalah alat manajemen yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi organisasi. Hal ini memungkinkan tujuan organisasi dipecah menjadi tugas-tugas dan ditugaskan kepada anggota tim yang paling cocok untuk tugas tersebut. Dengan demikian, sebagian besar pengusaha dan manajer terkenal buruk dalam mendelegasikan. Tapi kenapa?

Seperti yang dinyatakan sebelumnya, sebagian besar organisasi tidak mengajari manajer mereka cara mendelegasikan. Namun, ada sejumlah alasan lain mengapa manajer ragu-ragu untuk mendelegasikan, termasuk:

Mereka Percaya Tidak Ada yang Bisa Melakukan Pekerjaan sebaik Mereka

Manajer perlu mendelegasikan karena tanggung jawab mereka adalah untuk mengawasi karyawan. Mereka tidak dapat dan tidak seharusnya melakukan semua pekerjaan itu sendiri. Tugas seorang pemimpin adalah membimbing, memotivasi, dan mengawasi anggota timnya untuk mencapai suatu tujuan.

Mereka Mengira Butuh Terlalu Banyak Waktu untuk Melatih Seseorang

Bagian dari membimbing dan memotivasi anggota tim termasuk pelatihan. Ya, akan membutuhkan waktu ekstra untuk melatih karyawan dalam tugas baru, tetapi Anda perlu menganggapnya sebagai investasi. Bayangkan dibutuhkan satu jam ekstra sehari untuk melatih seseorang melakukan suatu tugas, dan pelatihan itu berlangsung seminggu. Itu lima jam ekstra yang dihabiskan untuk melakukan tugas itu. Namun, setelah lima hari pertama karyawan melakukan tugas tersebut, Anda akan memiliki waktu lima jam per minggu untuk dicurahkan pada masalah lain.

Ada Kurangnya Kepercayaan dalam Motivasi Karyawan

Bagian lain dari pekerjaan manajer adalah mengembangkan kemampuan karyawan mereka untuk mengidentifikasi pemimpin masa depan, serta menemukan kekuatan dan kelemahan mereka. Tanpa delegasi, Anda tidak akan pernah tahu tingkat motivasi yang dimiliki karyawan Anda.

Mereka Ingin Menjadikan Diri Mereka Sangat Penting

Jika Anda khawatir membuat diri Anda sangat diperlukan, Anda tidak seharusnya begitu. Anda sangat diperlukan. Manajer dan pemimpin yang baik terkenal sulit didapat, dan secara alami sangat diperlukan untuk organisasi. Jika Anda berada dalam posisi kepemimpinan dan khawatir dengan pekerjaan Anda, pelajari cara menjadi pemimpin yang lebih baik.

Mereka Senang Melakukan Pekerjaan Sendiri

Sementara banyak orang senang melakukan pekerjaan itu sendiri, mereka menyukai proses kreatif atau hanya gagasan bahwa mereka dapat mengontrol hasilnya dan menghargainya. Itu bukan tugas manajer.

Anda harus bersedia melepaskan kendali, menerima bahwa orang lain memiliki cara yang berbeda (dan terkadang lebih baik) dalam melakukan sesuatu, dan menerima peran Anda sebagai fasilitator atau pengawas.

Mereka Merasa Buruk Karena Memberi Lebih Banyak Pekerjaan kepada Staf yang Kewalahan

Merasa bahwa staf Anda kelebihan beban atau terlalu banyak bekerja cukup umum bagi seorang manajer. Jadi, memberi anggota tim lebih banyak untuk dilakukan bisa terasa seperti Anda hanya membuang lebih banyak pekerjaan pada mereka. Namun, jika dilakukan dengan benar (lebih lanjut tentang itu nanti), delegasi dapat meningkatkan motivasi dan kepuasan kerja mereka.

Sekarang kita telah menjawab pertanyaan tentang apa itu delegasi, mari kita beralih ke bagian kedua dari pertanyaan:

Bagaimana Delegasi Meningkatkan Manajemen Tim?

Pendelegasian yang efektif adalah salah satu keterampilan manajerial terpenting yang dapat Anda miliki. Manfaat pendelegasian yang tepat lebih dalam daripada peningkatan produktivitas. Efek ini dapat dilihat pada:

Kepercayaan yang Lebih Besar Antara Manajer dan Karyawan

Ketika Anda memberi seorang karyawan wewenang dan otonomi untuk melakukan suatu tugas, itu menyiratkan bahwa Anda memercayai mereka untuk menyelesaikannya. Ia juga mengatakan bahwa Anda berpikir bahwa mereka cukup kompeten untuk menangani tugas itu. Pertunjukan kepercayaan dan kepercayaan diri ini membangun ikatan antara atasan dan bawahan.

Peningkatan Kepuasan Kerja

Mendelegasikan tugas atau tugas kepada anggota tim Anda memungkinkan mereka untuk mengambil kepemilikan dan kebanggaan dalam pekerjaan mereka. Tidak seorang pun ingin dianggap sebagai roda penggerak dalam mesin, melakukan pekerjaan yang dapat dilakukan siapa pun. Memberi mereka tanggung jawab dan wewenang untuk menyelesaikan pekerjaan akan sangat membantu mereka untuk bangga dengan pekerjaan mereka.

Peningkatan Motivasi

Dengan mendelegasikan tugas kepada karyawan yang sesuai, mereka dapat mengambil alih hasil. Ini adalah kesempatan mereka untuk bersinar. Semua orang menginginkan pujian dari bos, dan mengetahui bahwa hasil yang mereka peroleh akan dievaluasi sebagai cerminan diri mereka sendiri adalah motivasi yang besar.

Lebih Banyak Waktu untuk Kegiatan Penting Lainnya

Sama seperti kapten kapal, pemimpin menilai kondisi, merencanakan arah, dan mengarahkan kapal. Mereka mungkin melompat ketika ada seorang pria jatuh, tetapi tugas utama mereka adalah mengkhawatirkan gambaran besarnya. Biarkan kru Anda khawatir tentang mengayuh, dan Anda hanya memastikan mereka menuju ke arah yang benar.

Dengan cara ini, Anda dapat meluangkan waktu untuk berpartisipasi dalam kegiatan yang lebih penting.

Mengembangkan Keterampilan Baru di Anggota Tim Anda

Bagian dari pekerjaan manajer mana pun adalah membantu karyawan Anda belajar dan tumbuh. Saat karyawan menyempurnakan dan menambah keahlian mereka, mereka menjadi lebih berharga bagi perusahaan dan industri secara keseluruhan. Ini adalah bagian dari pengembangan karir mereka. Itu juga membuat tim Anda jauh lebih fleksibel.

Alat Evaluasi Hebat

Sebagai seorang manajer, bagian dari tugas Anda adalah mengidentifikasi orang-orang yang berkinerja terbaik dan mereka yang layak untuk dipromosikan. Anda juga harus memikirkan siapa yang harus menggantikan Anda ketika Anda dipromosikan. Dengan mendelegasikan tanggung jawab kepada karyawan Anda, Anda berada dalam posisi yang bagus untuk melihat siapa yang mengambil alih tanggung jawab dan siapa yang hanya melakukan minimal.

Secara bersama-sama, efek positif dari pendelegasian dapat memiliki efek sinergis pada efisiensi, produktivitas, dan profitabilitas suatu organisasi.

Cara Mendelegasikan dengan Benar

Kita sudah membicarakan apa itu delegasi dan manfaatnya, tetapi bagaimana Anda bisa menjadi delegasi yang efektif dan menuai manfaat yang kita diskusikan? Berikut adalah beberapa teknik delegasi yang efektif untuk membantu Anda memulai.

1. Mulai Dari Hasil dan Pindah Mundur

Saat mendelegasikan tanggung jawab baru kepada seorang karyawan, mulailah dengan menjelaskan seperti apa hasilnya. Misalnya: "Saya akan menempatkan Anda sebagai penanggung jawab X, dan tujuan X adalah agar ABC dikonversi ke DEF dalam waktu dua minggu dan dengan harga di bawah $100." Ini adalah cara untuk menetapkan tujuan tanpa memberi tahu mereka bagaimana mereka harus mencapainya.

2. Berikan Otonomi Karyawan Anda

Ini mungkin sulit bagi manajer, tetapi Anda harus mencoba untuk mundur dan menyadari bahwa ada banyak cara berbeda untuk memecahkan masalah. Dengan membiarkan mereka menemukan cara mereka sendiri untuk melakukannya, mereka akan belajar, dan seringkali akan ada hasil yang lebih baik.

3. Beri Mereka Kewenangan untuk Melakukan Apa yang Anda Minta

Ini sangat penting! Mendelegasikan tanggung jawab untuk suatu tugas tanpa memberi mereka wewenang yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya benar-benar hanya membuang lebih banyak pekerjaan pada seorang karyawan. Alih-alih meningkatkan motivasi dan kepuasan kerja, Anda akan menciptakan kebencian dan kemarahan.

4. Cocokkan Kepribadian dan Keahlian Mereka

Jangan beri seorang introvert tugas menjalankan rapat. Demikian juga, jangan menempatkan ekstrovert bertanggung jawab atas akuntansi. Anda harus memiliki gagasan yang baik tentang siapa karyawan Anda dan keterampilan apa yang mereka miliki. Delegasikan tugas yang tepat kepada orang yang tepat.

5. Pastikan Mereka Memiliki Sumber Daya yang Tepat

Pastikan bahwa orang yang Anda delegasikan memiliki cukup waktu, uang, pelatihan, persediaan, ruang kerja, dan bantuan dari orang lain untuk menyelesaikan pekerjaan. Jika tidak, maka kegagalan bukan pada mereka, itu pada Anda.

6. Awasi, Jangan Micromanage

Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menetapkan garis waktu dengan check-in reguler. Ini memungkinkan otonomi karyawan sambil tetap bertanggung jawab atas proyek yang bergerak maju. Hal ini juga memungkinkan karyawan untuk mengajukan pertanyaan dan menerima masukan pada interval yang dijadwalkan secara teratur.

7. Ciptakan Lingkungan yang Memotivasi

Delegator yang paling sukses adalah mereka yang tahu kapan harus menjadi pemandu sorak atau pelatih dan kapan harus masuk atau mundur. Mereka juga ada di sana untuk merayakan keberhasilan.

8. Bersikap Toleran terhadap Kesalahan

Anda tidak akan pernah memiliki inovasi tanpa pengambilan risiko, dan Anda tidak dapat mengambil risiko tanpa kesalahan. Bersikaplah toleran dan gunakan kesalahan sebagai alat pembelajaran, bukan sebagai sesuatu yang harus ditakuti.

Sejauh ini, kita telah membahas apa, mengapa dan bagaimana pendelegasian, tetapi bagaimana kita memutuskan tugas apa yang harus didelegasikan?

Mengetahui Apa yang Harus dan Tidak Harus Didelegasikan

Ada beberapa pemikiran yang berbeda tentang hal ini, satu pandangan adalah bahwa, pada titik tertentu, segala sesuatu yang dapat didelegasikan harus; dengan pengecualian langka.

Apa yang Harus Didelegasikan

Lakukan audit menggunakan enam T untuk menentukan tugas apa yang paling masuk akal untuk dibongkar. 

1. Kecil

Ini adalah tugas-tugas yang sangat kecil sehingga tampaknya tidak penting untuk diselesaikan, tetapi mereka bertambah. Mereka tidak pernah penting atau mendesak, dan bahkan jika mereka hanya membutuhkan waktu beberapa menit, mereka akhirnya membawa Anda keluar dari arus pekerjaan yang lebih strategis. Misalnya, mendaftar untuk konferensi atau acara, menambahkannya ke kalender Anda, dan memesan hotel dan penerbangan — masing-masing dari hal-hal ini mungkin tidak memakan banyak waktu, tetapi jika digabungkan, semuanya akan bertambah.

2. Membosankan

Tugas yang relatif sederhana mungkin bukan penggunaan waktu Anda yang terbaik. Tugas yang sangat mudah dapat (dan harus) ditangani oleh siapa pun kecuali Anda.

Sebagai contoh, memasukkan daftar 100 item secara manual ke dalam spreadsheet dan memberi kode warna atau memperbarui KPI di dek presentasi Anda adalah tugas sederhana yang dapat dilakukan.

3. Memakan Waktu

Ini adalah tugas-tugas yang, meskipun mungkin penting dan bahkan agak rumit, memakan waktu dan tidak mengharuskan Anda melakukan 80% penelitian awal. Anda dapat dengan mudah masuk ketika tugas sudah 80% selesai dan memberikan persetujuan, pengawasan, dan/atau arahan pada langkah selanjutnya.

4. Bisa diajar

Tugas-tugas ini, meskipun tampak rumit pada awalnya, dapat diterjemahkan ke dalam sistem dan diteruskan, dengan Anda masih memberikan pemeriksaan kualitas dan persetujuan akhir.

Misalnya, mengajari salah satu bawahan langsung Anda cara menyusun dek presentasi untuk rapat bulanan, dan bahkan bagaimana menjadi orang yang menyampaikan pembaruan tersebut kepada tim, bisa menjadi cara yang baik untuk meluangkan waktu untuk diri sendiri.

5. At yang Mengerikan

Tugas yang termasuk dalam area di mana Anda merasa tidak diperlengkapi secara umum harus diserahkan kepada seseorang yang memiliki kekuatan di area tersebut. Misalnya, jika Anda tidak yakin bagaimana mengatur desain visual dari slide PowerPoint tersebut untuk rapat tim, seseorang di tim Anda kemungkinan akan dapat turun tangan.

6. Sensitif Waktu

Ini adalah tugas yang sensitif terhadap waktu tetapi bersaing dengan prioritas lain. Tidak ada cukup waktu untuk melakukan semuanya sekaligus, jadi Anda mendelegasikan tugas penting dan sensitif waktu yang dapat dilakukan secara paralel dengan tenggat waktu berbasis proyek Anda yang lain.

Misalnya, meninggalkan iPad Anda di pesawat setelah penerbangan dan bekerja untuk memulihkannya sebelum benar-benar hilang ke bandara hilang dan ditemukan jurang maut dengan menelepon layanan pelanggan setiap hari dapat memakan banyak waktu dan dapat didelegasikan kepada bawahan.

Apa yang Tidak Harus Didelegasikan

Berbeda dengan di atas, ada beberapa tugas yang tidak boleh didelegasikan dan harus selalu menjadi tanggung jawab manajer. Beberapa di antaranya adalah:

Pernyataan Visi dan Misi Perusahaan

Ini memainkan peran penting dalam reputasi perusahaan dan harus dianggap seserius mungkin. Oleh karena itu, tanggung jawab untuk menciptakan ini harus selalu berada pada manajer atau pemimpin perusahaan lainnya.

Mempekerjakan Keputusan

Terlalu banyak manajer bergantung pada agensi luar untuk keputusan perekrutan mereka. Meskipun keahlian penting, mengevaluasi bagaimana seorang karyawan akan cocok dengan budaya perusahaan sama pentingnya, dan ini paling baik dilakukan secara tatap muka.

Karyawan "Onboarding"

Penting bagi manajer untuk berperan aktif dalam membuat karyawan baru merasa diterima. Mereka harus selalu tersedia dan dapat diakses oleh karyawan baru.

Disiplin

Melepaskan tugas disipliner kepada asisten administrasi atau SDM sering kali merupakan tanda keterampilan manajerial yang buruk. Manajer umumnya dapat memperoleh lebih banyak rasa hormat dari karyawan dengan menangani ini sendiri.

Ulasan kinerja

Meminta karyawan melakukan tinjauan mereka sendiri dan hanya menandatanganinya adalah tindakan merugikan bagi semua orang yang terlibat. Manajer harus terlibat secara pribadi dalam proses ini untuk mendapatkan hasil maksimal darinya.

Kesimpulan

Sepintas, delegasi bisa tampak seperti lebih banyak masalah daripada nilainya. Namun, bila dilakukan dengan benar, cakupan, keluasan, dan kualitas pekerjaan yang dihasilkan lebih dari sekadar menutupi ketidaknyamanan.

Anda akan kagum dengan apa yang terjadi ketika Anda mengatur beban kerja sehingga Anda hanya dapat fokus pada tugas dengan prioritas tertinggi sementara yang lain mengerjakan tugas yang bermakna dan menantang.

Dengan menerapkan praktik yang telah kita bicarakan di sini, Anda akan dapat mendelegasikan proyek yang tepat kepada orang yang tepat dengan cara yang benar, dan itu adalah resep untuk sukses.

Sumber : lifehack.com